Prowadząc lokal gastronomiczny, powinniśmy wiedzieć, w jaki sposób dokonywać inwentaryzacji towaru i wyposażenia. To kluczowa wiedza, jeśli chcemy skutecznie rozwijać swoją działalność i sprawnie zarządzać restauracją. Jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja w gastronomii? Wyjaśniamy w artykule.
Spis treści
Inwentaryzacja w gastronomii – na czym polega?
Cykliczne przeprowadzanie inwentaryzacji w gastronomii obejmuje przede wszystkim weryfikację stanów magazynowych, czyli m.in. zapasów żywności, napojów, opakowań na wynos, a także akcesoriów jednorazowych, wykorzystywanych na co dzień.
Główny cel przeprowadzania rocznych, kwartalnych czy miesięcznych inwentaryzacji to utrzymywanie porządku na zapleczu kuchennym oraz lepsze zarządzanie lokalem gastronomicznym.
Inwentaryzacja w gastronomii – najważniejsze punkty
Właściwy sposób przeprowadzenia inwentaryzacji w lokalu gastronomicznym powinien obejmować trzy kluczowe czynności: przyjmowanie towaru, wydawanie towaru, a także oszacowanie strat. Sam proces inwentaryzacji zapasów możemy wykonywać samodzielnie np. z udziałem własnych pracowników lub z pomocą zewnętrznej firmy inwentaryzacyjnej.
- Przyjęcia towaru na magazyn gastronomiczny
Pierwszym krokiem podczas inwentaryzacji gastronomicznej jest analiza jakości przechowywanych towarów żywnościowych oraz ilości zamawianych produktów. W tym przypadku warto dokładnie przeanalizować nie tylko aktywne stany magazynowe, ale także informatyczny system, w którym znajdują się historyczne dane dotyczące m.in. wielkości składanych zamówień u dostawców.
Raporty stanów magazynowych np. w formacie Excel lub w systemie POS są ogromnym ułatwieniem w procesie inwentaryzacji w gastronomii. W ten sposób można łatwo i szybko wprowadzać faktury do systemu i korygować stany magazynowe, jeśli inwentaryzacja wskaże na spore rozbieżności.
- Wydawanie towarów z magazynu
Podczas inwentaryzacji gastronomicznej powinniśmy też szczegółowo sprawdzić, jaki towar został wydany z magazynu, a jaka część wróciła ponownie np. do chłodni. Takie działania są ułatwieniem w kwestii późniejszego planowania dostaw.
Jeśli zależy nam na maksymalnym usprawnieniu działania restauracji, powinniśmy przeprowadzać inwentaryzację towaru wydanego z magazynu nawet raz w tygodniu. Dzięki temu z łatwością dokonamy kontroli stanów magazynowych i zminimalizujemy straty.
- Szacowanie strat i kompensaty po inwentaryzacji
Ostatni krok skutecznej inwentaryzacji gastronomicznej to zaksięgowanie odchyleń, strat i nieprawidłowości w stanach magazynowych. Zgromadzone informacje wprowadzamy do systemy księgowego.
W ten sposób sprawdzamy też konsumpcję własną, skuteczność działań promocyjnych, a także ewentualny wzrost zużycia zgromadzonych produktów po zmianie receptur na konkretne dania. To kluczowe działania wpływające na utrzymywanie płynności finansowej w restauracji.
Jakie są korzyści z inwentaryzacji w restauracji?
Cyklicznie inwentaryzacje są niezwykle korzystne dla lokali gastronomicznych. Decydując się na regularnie przeprowadzane analizy stanów magazynowych:
- Redukujemy ryzyko zepsucia się przechowywanych produktów – dzięki systematycznej kontroli terminów przydatności do spożycia możemy zaplanować, które z produktów należy zużyć szybciej, a które z nich nie wymagają szybkiej sprzedaży. Mając taką kontrolę, zapobiegamy m.in. marnowaniu żywności.
- Zmniejszamy koszty prowadzenia działalności gastronomicznej – regularna weryfikacja stanów magazynowych lokalu pomaga również ustalić, z czego wynikają ewentualne straty (np. z błędów w zamówieniach lub z nieprawidłowego przechowywania produktów żywnościowych). Dzięki temu możemy skupić się na wyeliminowaniu źródła takich strat. Dodatkowo mamy szansę lepiej planować zakup żywności i tym samym zapobiec nadmiernym wydatkom.
- Zyskujemy możliwość lepszego zarządzania swoim lokalem – przeprowadzanie inwentaryzacji pozwala zarządzać zamówieniami towarów od różnych dostawców, kontrolować przychody i wydawanie produktów. Możemy również lepiej planować listę dań i optymalizować zużycie składników.
Poprzez inwentaryzację w gastronomii szacujemy też całkowite koszty zatowarowania lokalu, dzięki czemu panujemy nad utrzymywaniem odpowiedniej płynności finansowej.
Dodatkowo prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja w restauracji pozwala również na poprawę jakości obsługi klienta i serwowanych dań. Dzięki takiej kontroli zyskujemy pewność, że potrawy są przygotowywane ze świeżych składników.
Inwentaryzacja w lokalu gastronomicznym – o czym należy pamiętać?
W działaniach inwentaryzacyjnych w gastronomii kluczowa jest rzetelność i regularność. Jakiekolwiek błędy popełnione podczas zliczania stanów magazynowych z czasem mogą się pogłębiać i prowadzić np. do utraty rentowności restauracji. Jeśli czujemy, że nie jesteśmy w stanie ze swoim zespołem prawidłowo wykonać inwentaryzacji, lepiej zdecydować się na profesjonalną pomoc. Możemy wdrożyć systemy do obsługi zamówień (np. od Restaumatic), co znacznie ułatwia procedury inwentaryzacyjne.
Inwentaryzacja w gastronomii — podsumowanie
Odpowiedni sposób przeprowadzenia inwentaryzacji gastronomicznej jest podstawą do solidnej analizy i optymalizacji różnych procesów realizowanych w lokalu.
Pamiętajmy, że największym atutem kontrolowania stanów magazynowych jest możliwość zmniejszenia strat np. w wyniku ewentualnego przeterminowania się produktów żywnościowych.
📞 Numer telefonu: +48 732-081-111
✉️ E-mail: contact@restaumatic.com
🔗 Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic
