Inwentaryzacja w gastronomii – dlaczego warto ją przeprowadzać

Inwentaryzacja w gastronomii to ważny element sprawnego zarządzania restauracją.

Prowadząc lokal gastronomiczny, powinniśmy wiedzieć, w jaki sposób dokonywać inwentaryzacji towaru i wyposażenia. To kluczowa wiedza, jeśli chcemy skutecznie rozwijać swoją działalność i sprawnie zarządzać restauracją. Jak powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja w gastronomii? Wyjaśniamy w artykule.

Inwentaryzacja w gastronomii – na czym polega?

Cykliczne przeprowadzanie inwentaryzacji w gastronomii obejmuje przede wszystkim weryfikację stanów magazynowych, czyli m.in. zapasów żywności, napojów, opakowań na wynos, a także akcesoriów jednorazowych, wykorzystywanych na co dzień.

Główny cel przeprowadzania rocznych, kwartalnych czy miesięcznych inwentaryzacji to utrzymywanie porządku na zapleczu kuchennym oraz lepsze zarządzanie lokalem gastronomicznym. 

Inwentaryzacja w gastronomii to przede wszystkim weryfikacja stanów magazynowych żywności, napojów i opakowań na wynos.

Inwentaryzacja w gastronomii – najważniejsze punkty

Właściwy sposób przeprowadzenia inwentaryzacji w lokalu gastronomicznym powinien obejmować trzy kluczowe czynności: przyjmowanie towaru, wydawanie towaru, a także oszacowanie strat. Sam proces inwentaryzacji zapasów możemy wykonywać samodzielnie np. z udziałem własnych pracowników lub z pomocą zewnętrznej firmy inwentaryzacyjnej.

  1. Przyjęcia towaru na magazyn gastronomiczny

Pierwszym krokiem podczas inwentaryzacji gastronomicznej jest analiza jakości przechowywanych towarów żywnościowych oraz ilości zamawianych produktów. W tym przypadku warto dokładnie przeanalizować nie tylko aktywne stany magazynowe, ale także informatyczny system, w którym znajdują się historyczne dane dotyczące m.in. wielkości składanych zamówień u dostawców.

Raporty stanów magazynowych np. w formacie Excel lub w systemie POS są ogromnym ułatwieniem w procesie inwentaryzacji w gastronomii. W ten sposób można łatwo i szybko  wprowadzać faktury do systemu i korygować stany magazynowe, jeśli inwentaryzacja wskaże na spore rozbieżności.

  1. Wydawanie towarów z magazynu

Podczas inwentaryzacji gastronomicznej powinniśmy też szczegółowo sprawdzić, jaki towar został wydany z magazynu, a jaka część wróciła ponownie np. do chłodni. Takie działania są ułatwieniem w kwestii późniejszego planowania dostaw.

Jeśli zależy nam na maksymalnym usprawnieniu działania restauracji, powinniśmy przeprowadzać inwentaryzację towaru wydanego z magazynu nawet raz w tygodniu. Dzięki temu z łatwością dokonamy kontroli stanów magazynowych i zminimalizujemy straty.

  1. Szacowanie strat i kompensaty po inwentaryzacji

Ostatni krok skutecznej inwentaryzacji gastronomicznej to zaksięgowanie odchyleń, strat i nieprawidłowości w stanach magazynowych. Zgromadzone informacje wprowadzamy do systemy księgowego. 

W ten sposób sprawdzamy też konsumpcję własną, skuteczność działań promocyjnych, a także ewentualny wzrost zużycia zgromadzonych produktów po zmianie receptur na konkretne dania. To kluczowe działania wpływające na utrzymywanie płynności finansowej w restauracji.

Korzyści inwentaryzacji w restauracji - infografika.

Jakie są korzyści z inwentaryzacji w restauracji?

Cyklicznie inwentaryzacje są niezwykle korzystne dla lokali gastronomicznych. Decydując się na regularnie przeprowadzane analizy stanów magazynowych:

  • Redukujemy ryzyko zepsucia się przechowywanych produktów – dzięki systematycznej kontroli terminów przydatności do spożycia możemy zaplanować, które z produktów należy zużyć szybciej, a które z nich nie wymagają szybkiej sprzedaży. Mając taką kontrolę, zapobiegamy m.in. marnowaniu żywności.
  • Zmniejszamy koszty prowadzenia działalności gastronomicznej – regularna weryfikacja stanów magazynowych lokalu pomaga również ustalić, z czego wynikają ewentualne straty (np. z błędów w zamówieniach lub z nieprawidłowego przechowywania produktów żywnościowych). Dzięki temu możemy skupić się na wyeliminowaniu źródła takich strat. Dodatkowo mamy szansę lepiej planować zakup żywności i tym samym zapobiec nadmiernym wydatkom.
  • Zyskujemy możliwość lepszego zarządzania swoim lokalem – przeprowadzanie inwentaryzacji pozwala zarządzać zamówieniami towarów od różnych dostawców, kontrolować przychody i wydawanie produktów. Możemy również lepiej planować listę dań i optymalizować zużycie składników.

Poprzez inwentaryzację w gastronomii szacujemy też całkowite koszty zatowarowania lokalu, dzięki czemu panujemy nad utrzymywaniem odpowiedniej płynności finansowej. 

Dodatkowo prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja w restauracji pozwala również na poprawę jakości obsługi klienta i serwowanych dań. Dzięki takiej kontroli zyskujemy pewność, że potrawy są przygotowywane ze świeżych składników.

Podczas inwentaryzacji w restauracji nie należy zapominać o zliczeniu zapasów napojów i alkoholi.

Inwentaryzacja w lokalu gastronomicznym – o czym należy pamiętać?

W działaniach inwentaryzacyjnych w gastronomii kluczowa jest rzetelność i regularność. Jakiekolwiek błędy popełnione podczas zliczania stanów magazynowych z czasem mogą się pogłębiać i prowadzić np. do utraty rentowności restauracji. Jeśli czujemy, że nie jesteśmy w stanie ze swoim zespołem prawidłowo wykonać inwentaryzacji, lepiej zdecydować  się na profesjonalną pomoc. Możemy wdrożyć systemy do obsługi zamówień (np. od Restaumatic), co znacznie ułatwia procedury inwentaryzacyjne.

Inwentaryzacja w gastronomii — podsumowanie

Odpowiedni sposób przeprowadzenia inwentaryzacji gastronomicznej jest podstawą do solidnej analizy i optymalizacji różnych procesów realizowanych w lokalu. 

Pamiętajmy, że największym atutem kontrolowania stanów magazynowych jest możliwość zmniejszenia strat np. w wyniku ewentualnego przeterminowania się produktów żywnościowych.

📞 Numer telefonu: +48 732-081-111
✉️ E-mail: contact@restaumatic.com
🔗 Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic

W Restaumatic zajmuję się zarządzaniem komunikacją marketingową i zespołem projektowym w obszarze UX, UI i SXO.