Ciekawy pomysł i wkład finansowy to jedne z kilku kluczowych elementów niezbędnych do otwarcia kawiarni. Jakie inne punkty należy spełnić, by założyć kawiarnię? Jak stworzyć biznesplan dla naszego biznesu gastronomicznego i sprawić, żeby ta inwestycja była jak najbardziej opłacalna? W artykule podpowiadamy, jakie kroki warto podjąć, aby przejść od marzenia o kawiarni do realizacji tego projektu.
Spis treści
Otwarcie kawiarni – od czego zacząć?
Działania związane z otwarciem kawiarni powinniśmy rozpocząć od stworzenie solidnego planu. Pomoże on nie tylko ograniczyć koszty, ale także sprawi, że łatwiej będzie nam realizować kolejne etapy otwarcia. Proces planowania już na samym początku da nam możliwość wyeliminowania największych przeszkód i skupienia się na rzeczach najważniejszych.
Załóż firmę
Zalegalizowanie działalności to jeden z głównych elementów prowadzenia własnej kawiarni. Procedura jej rejestracji nie różni się od procedury założenia jednoosobowej działalności gospodarczej poza wybraniem odmiennego kodu PKD. Następnie należy złożyć wniosek do CEIDG, podając dane przyszłej firmy. Wniosek można złożyć w urzędzie lub drogą internetową.
Kolejny etap stanowi przekazanie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA, zgłaszających przedsiębiorcę do ubezpieczenia zdrowotnego lub społecznego. Właściciel kawiarni powinien także zarejestrować się do VAT i poinformować inspektorat pracy o chęci zatrudnienia pracowników na umowę o pracę.
Stwórz biznesplan kawiarni
Stworzenie dobrego biznesplanu dla restauracji to wymagające, ale bardzo ważne zadanie. Bez planu działania i dokładnego określenia kosztów otwarcia naszej kawiarni może okazać się o wiele trudniejsze. Warto, by biznesplan zawierał:
- nazwę i logo (zobacz więcej: „Nazwa dla restauracji ma znaczenie: jak nazwać swój lokal?”);
- planowaną liczbę zatrudnionych pracowników (zobacz więcej: „Pracownicy restauracji: planowanie listy stanowisk w gastronomii”).
- analizę kosztów;
- prognozę finansową;
- opis planowanej działalności;
- analizę słabych i mocnych stron firmy (SWOT);
- plan budowy lub remontu lokalu.
- analizę konkurencji;
- plan działań marketingowych;
- wizję przedsiębiorstwa.
Jeśli jednak nie mamy doświadczenia w tworzeniu skutecznych biznesplanów, warto skorzystać z pomocy specjalistów. Jest to inwestycja, która zaprocentuje z czasem i pozwoli nam uniknąć wielu nieprzyjemności. Eksperci będą w stanie podpowiedzieć najlepsze rozwiązania.
Wybierz atrakcyjną lokalizację dla lokalu
Lokalizacja kawiarni potrafi być jej ogromnym atutem. Dobry biznes i wysokiej jakości produkty to ważne elementy, ale mogą okazać się niewystarczające. Przy wymagającej konkurencji warto wybierać lokalizację o wysokim potencjale sprzedażowym. Im bliżej ruchliwej ulicy lub centrum miasta ulokujemy naszą kawiarnię, tym większa szansa na pozyskanie dużej liczby klientów.
Własna kawiarnia – niezbędne formalności
Własna kawiarnia wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych formalności. Aby prowadzić biznes, warto zadbać o:
- koncesję – o ile zamierzamy sprzedawać napoje alkoholowe. Zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych wydaje wójt, burmistrz lub prezydent danego miasta na czas nie krótszy niż 4 lata (kawiarnie i handel detaliczny);
- zgodę na prowadzenie kawiarni nadawaną przez Wojewódzki Inspektorat Sanitarny. Aby ją uzyskać, właściciel lokalu musi przygotować projekt techniczny lokalu, książeczkę sanepidowską, szkolenie BHP pracowników wyniki badań z wody, książkę kontroli, umowę na wywóz śmieci, wyniki deratyzacji, zestawienie codziennej higieny podłóg i sprzętów, zestawienie dostaw oraz zestawienie temperatury w lodówkach;
- wdrożenie zasad Dobrej Praktyki Higienicznej GHP oraz Dobrej Praktyki Produkcyjnej GMP;
- spełnienie wymogów BHP, Inspektora Nadzoru Budowlanego oraz Ochrony Przeciwpożarowej.
Ile kosztuje otwarcie kawiarni?
Odpowiedzi na pytania związane z otwarciem kawiarni zależą od wielu czynników. Czy otwarcie kawiarni to dobry biznes? Ile można na nim zarobić? Przede wszystkim, by kawiarnia utrzymywała płynność finansową i generowała zyski, koszty jej prowadzenia muszą być równoważone przez dochody.
Koszty prowadzenia kawiarni można podzielić na stałe i zmienne, a należą do nich:
- wysokość czynszu;
- koszty utrzymania lokalu (woda, ogrzewanie, wywóz śmieci, ochrona)
- koszty usług telekomunikacyjnych;
- ubezpieczenie mienia;
- koszty prowadzenia działalności gospodarczej (ZUS);
- dzierżawa terminala płatniczego i systemu POS;
- koszty renowacji i utrzymania sprzętu
- koszty księgowości;
- koszty energii elektrycznej;
- prowizje transakcyjne.
Jasne jest więc, że podanie orientacyjnej kwoty zysków z prowadzenia restauracji nie jest możliwe. Na końcowy dochód składa się bowiem zbyt duża ilość zmiennych, a zysk może różnić się w zależności od sezonu czy pory roku. Przyjmuje się, że koszty otwarcie kawiarni w centrum Warszawy w dobrej lokalizacji i świeżo po remoncie zwrócą się w około 2 lata.
Jak wspierać rozwój kawiarni?
Pierwsze miesiące funkcjonowania lokalu to dla niego niezwykle istotny czas. To właśnie wtedy buduje się renomę miejsca i pozyskuje najwięcej nowych klientów. Aby przekonać ich do pozostania na dłużej, ważne jest stałe zaangażowanie i utrzymywanie wysokiego poziomu usług. Dlatego w pierwszych miesiącach właściciel kawiarni powinien przebywać na miejscu i doglądać zarówno lokalu, jak i pracowników.
Wypracowanie standardów obsługi jest procesem, którego nie da się stworzyć w tydzień. Obecność właściciela działa motywująco na zespół i sprawia, że klienci czują się zaopiekowani. W późniejszych etapach prowadzenia restauracji możemy skorzystać z pomocy managera lub systemu RePos.
Jak założyć kawiarnię? Podsumowanie
Droga od pomysłu na kawiarnię do jej otwarcia często bywa długa. Punktów, o których trzeba pamiętać przy jej zakładaniu, jest dużo. Swoje działania należy przede wszystkim rozpocząć od spełnienia niezbędnych formalności. Da nam to pewność, że nasz biznes będzie prowadzony zgodnie z prawem.
Innym, ważnym elementem, który należy wziąć pod uwagę, jest biznesplan kawiarni. Powinien być dobrze skonstruowany i uwzględniać wszystkie obszary, składające się na działanie lokalu. Kolejne, istotne punkty to zgromadzenie odpowiednich środków finansowych czy znalezienie właściwej lokalizacji. Pamiętajmy również, by uzbroić się w cierpliwość i dyscyplinę. Są one niezbędne w branży gastronomicznej.
