Raporty z kasy fiskalnej są nieodłącznym elementem działalności lokalu gastronomicznego. Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje raportów: dobowy i miesięczny. Służą one do wykazywania przychodów oraz spełniania obowiązków podatkowych. Różnią się pod względem zawartości i częstotliwości generowania. W artykule wyjaśniamy, w jaki sposób je tworzyć. Podpowiadamy też, co zrobić, gdy ich wygenerowanie nastąpi po obowiązującym terminie.
Spis treści
Co to jest raport miesięczny z kasy fiskalnej?
Raport miesięczny to zestawienie wszystkich transakcji z danego miesiąca, które zostały zarejestrowane w kasie fiskalnej. Zawiera informacje o przychodach firmy (restauracji), łącznych obrotach oraz innych istotnych danych potrzebnych do rozliczeń podatkowych.
To obowiązkowy dokument, który musi być generowany na koniec każdego miesiąca. Zazwyczaj powinno mieć to miejsce w ostatnim dniu roboczym lub w terminie wymaganym przez prawo. Najczęściej do 25. dnia kolejnego miesiąca.
Miesięczny raport fiskalny jest istotnym elementem skutecznego zarządzania restauracją. Dlaczego? Pozwala bowiem na śledzenie obrotów restauracji, identyfikację najpopularniejszych pozycji w menu oraz wykrycie ewentualnych nieprawidłowości finansowych.
Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie budżetem i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących zakupów, promocji czy inwestycji w lokalu. Porównując dane z poprzednich miesięcy, można ocenić, czy wprowadzone zmiany (np. nowa karta menu lub promocje) przyniosły oczekiwane rezultaty.
Raporty są szczególnie ważne do rozliczenia podatku VAT. Dokumentują całość obrotu z kasy i stanowią podstawę do prawidłowego przygotowania deklaracji podatkowej. W niektórych przypadkach możliwe jest wygenerowanie tzw. zerowego raportu miesięcznego (jeśli w danym miesiącu nie było sprzedaży).
Jak wygenerować raport miesięczny?
Aby wygenerować raport miesięczny z kasy fiskalnej, musisz:
- odnaleźć na ekranie kasy menu raportów,
- wybrać „Raport miesięczny”,
- potwierdzić swój wybór.
Przed przygotowaniem dokumentu upewnij się, że obejmuje on odpowiedni okres (bieżący miesiąc). Po potwierdzeniu wyboru kasa wygeneruje zestawienie, które możesz zachować.
Raport dobowy z kasy fiskalnej – czym się charakteryzuje?
Raport dobowy to dokument, który powinien być generowany każdego dnia, na koniec pracy kasy fiskalnej. Dokumentuje obroty, wartość sprzedaży oraz ilość zarejestrowanych paragonów. Jego celem jest zestawienie wszystkich transakcji przeprowadzonych w ciągu jednego dnia roboczego.
Generowanie raportu dobowego jest obligatoryjne i stanowi ważny element kontroli nad finansami lokalu. Brak takiego zestawienia może prowadzić do niezgodności w rozliczeniach i problemów z urzędem skarbowym.
Jak wydrukować raport dobowy?
Do generowania zestawienia możesz przystąpić dopiero po zakończeniu sprzedaży w lokalu. W menu kasy znajdź opcję „Raport dobowy” lub „Zakończenie dnia”. Wybranie odpowiedniej opcji pozwala na automatyczne stworzenie dokumentu fiskalnego. Po wybraniu tej opcji kasa fiskalna automatycznie rozpocznie jego przygotowywanie/drukowanie. Zestawienie należy dokładnie sprawdzić, aby upewnić się, że wszystkie dane są prawidłowo zarejestrowane.
Raport miesięczny i dobowy z kasy fiskalnej po terminie – co zrobić?
Brak terminowego wygenerowania raportu dobowego lub miesięcznego może prowadzić do konsekwencji podatkowych.
Jeśli zapomniałeś ich wydrukować na czas, oto co możesz zrobić:
- Wygeneruj pominięty dokument – większość kas fiskalnych pozwala na stworzenie zaległych raportów dobowych i miesięcznych. W menu kasy wybierz odpowiednią datę i postępuj według wskazówek na urządzeniu. Jeśli zapomnisz wydrukować raport dobowy, a w lokalu nie miała miejsca żadna sprzedaż, to możesz go swobodnie wygenerować. A co zrobić, gdy się odbyła? Musisz przygotować zapomniane zestawienie dobowe i załączyć je do wydruku z kolejnego dnia.
- Skonsultuj się z serwisem kas fiskalnych – jeśli masz problem z wygenerowaniem raportu po terminie, warto skontaktować się z obsługą techniczną kas. Pracownicy serwisu mogą pomóc w rozwiązaniu problemu oraz zaproponować naprawę ewentualnych niezgodności w systemie.
Pamiętaj jednak, aby unikać opóźnień – regularne generowanie raportów dobowych i miesięcznych jest niezbędne dla prawidłowego rozliczania podatków.
Raporty z kasy fiskalnej a POS w gastronomii
System POS zintegrowany z drukarką fiskalną, oferuje właścicielom restauracji dodatkowe funkcje ułatwiające zarządzanie raportami. Dzięki nim takie zestawienia dobowe i miesięczne można generować szybko i sprawnie, a całość dokumentacji jest przechowywana w jednym miejscu. To znacznie ułatwia zarządzanie finansami oraz prowadzenie rozliczeń z urzędem skarbowym.
To ważne!
W systemie RePOS możliwy jest wydruk raportów dobowych (więcej na ten temat piszemy w dalszej części artykułu). Z kolei raporty miesięczne należy drukować bezpośrednio z poziomu drukarki fiskalnej.
Jakie są zalety korzystania z systemu POS w restauracji, jeśli chodzi o raporty z drukarki fiskalnej? Oto najważniejsze z nich:
- automatyczne przesyłanie danych do drukarki fiskalnej – dzięki temu proces wystawiania danego raportu odbywa się bez błędów,
- łatwy dostęp do danych – wszystkie zestawienia są dostępne i zapisane w panelu systemu, co usprawnia ich przeglądanie i archiwizację,
- optymalizacja pracy – zautomatyzowanie procesu raportowania oszczędza czas i pozwala skupić się na obsłudze klientów oraz zarządzaniu lokalem.
Aby wydrukować raport dobowy w RePOSie, czyli w systemie POS od Restaumatic, należy przejść do „Ustawień” i kliknąć rekord „Drukuj raport dobowy”. W kolejnym kroku trzeba wybrać model drukarki podłączony do systemu. Gotowe.
To ważne!
Każde kliknięcie w „Drukuj raport dobowy” i wybranie modelu urządzenia od razu wywołuje wydruk raportu dobowego. Nie należy zatem testować tej funkcjonalności bez faktycznej potrzeby uzyskania raportu.
Podsumowanie
Raporty dobowe i miesięczne z kasy fiskalnej są niezbędnym elementem prawidłowego funkcjonowania każdego lokalu gastronomicznego. Oba dokumenty powinny być generowane terminowo. W przypadku opóźnień należy jak najszybciej naprawić sytuację.
Każdy z raportów pełni ważną rolę w dokumentacji fiskalnej. Musi być przechowywany zgodnie z wymogami prawnymi. Zestawienie w formie papierowej trzymaj w bezpiecznym miejscu i chroń przed ewentualnym zniszczeniem. Wyciąg z kasy fiskalnej online przechowuj na odpowiednim nośniku (np. dysku twardym). Zadbaj, by nikt niepowołany nie miał dostępu do tych dokumentów.
Okres przechowywania raportów fiskalnych jest ściśle określony w przepisach podatkowych. Wynosi 5 lat od końca roku, w którym obowiązuje termin płatności podatku.
Pamiętaj, że korzystanie z systemu RePOS, może znacznie ułatwić zarządzanie raportami oraz zoptymalizować codzienną pracę w lokalu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjach oprogramowania, to skontaktuj się nami. Nasi specjaliści z chęcią odpowiedzą na Twoje pytania.
📞 Numer telefonu: +48 732-081-111
✉️ E-mail: contact@restaumatic.com
🔗 Facebook: https://www.facebook.com/Restaumatic
