POS, czyli systemy punktów obsługi detalicznej (ang. Point-of-sale) to zestawy narzędzi informatycznych dla punktów sprzedaży detalicznej. Składają się z urządzeń komputerowych oraz narzędzi fiskalnych. Wykorzystują również oprogramowanie i terminale płatnicze. POS doskonale wpisuje się w założenia podmiotów, które chcą wnieść poziom obsługi klientów na wyższy poziom. Szczególnie może być to zauważalne w kontekście gastronomii. Na co zwracać uwagę, wybierając system POS do lokalu? O tym w artykule!
Spis treści
System POS – co to jest?
Systemy POS postrzegane są jako swoiste centra zarządzania firmą i wszystkimi jej elementami. Kluczowa jest tu integracja. POS można uznać za sieć, w ramach której połączone są wszystkie urządzenia wpływające na skuteczność i efektywność zarządzania firmą oraz sprzedażą.
Z jednej strony systemy POS składać się więc będą z np. narzędzi fiskalnych – kas, dostosowanych do nich drukarek, terminali płatniczych. Drugim elementem składowym jest środowisko oprogramowania: od systemów do zarządzania magazynem po narzędzia analityczne dla działu sprzedaży. Trzecim aspektem są wszelkie urządzenia peryferyjne: tablety, smartfony, skanery, wagi i wszelkie inne urządzenia niezbędne do sprawnej obsługi klientów. Całość składa się na wielofunkcyjny POS, który zostaje dostosowany do konkretnej branży.
Gdzie są stosowane systemy POS?
Uniwersalność POS sprawia, że mogą być wykorzystywane praktycznie w każdej formie biznesu, w którym dochodzi do bezpośredniej sprzedaży usług lub produktów. Szczególnie stały się one popularne w przypadku gastronomii. To efekt specyfiki oprogramowania, które jest idealne do obsługi wielopunktowej – np. w zakresie restauracji i jej stolików.
Systemy POS w gastronomii tworzone są z sieci specjalistycznych komputerów typu All In One, które posiadają ekrany dotykowe i wbudowane drukarki do wąskiego typu papieru. Używają kart Wi-Fi, a w nowych typach stosują do rozpoznania użytkownika czytników biometrycznych. W praktyce obsługa POS możliwa jest przez każdą osobę, która potrafi wykonywać podstawowe zadania na komputerze czy smartfonie – intuicyjne i proste oprogramowanie nie wymaga specjalistycznych kursów czy ponadprzeciętnej wiedzy.
Czym się kierować przy wyborze systemu POS?
Prawidłowy wybór POS musi uwzględniać specyfikę podmiotu – np. to, czy dany podmiot działa w jednej lokalizacji czy w wielu punktach. Ważna jest też specyfika zadań – np. proporcja dań serwowanych na miejscu wobec zleceń zewnętrznych.
Wybierając system POS niewątpliwie warto kierować się renomą dostawcy oprogramowania. Nasz autorski system POS do zamawiania czyli RePOS, pozwala skutecznie zarządzać pracą lokalu w zakresie sprzedaży i obsługi zamówień czy dostaw. Ważna jest również częstotliwość aktualizacji. Branża gastronomiczna dynamicznie się zmienia, przez co wymaga regularnego dostosowywania systemów do bieżących potrzeb.
Jakie korzyści niesie korzystanie z systemów POS?
Systemy POS mają zapewnić sprawne gromadzenie danych oraz dystrybuować je pomiędzy urządzeniami wyznaczonego zespołu. Ma to podwyższyć efektywność pracy, szybkość obsługi i bardziej precyzyjne zarządzanie procesami w np. restauracji. Rezultatem wdrożenia i wykorzystywania POS jest zwiększenie sprzedaży oraz redukcja potencjalnych strat.
Dlaczego tak się dzieje? Sprzedażowe zastosowanie systemów POS to przede wszystkim praca z wykorzystaniem wprowadzonych danych – analiza, dzięki której można np. wywnioskować, kiedy można spodziewać się okresowych wzrostów i spadków sprzedażowych. Przekłada się to na lepszą kontrolę magazynową, ponieważ osoby odpowiedzialne za zamówienia są w stanie precyzyjnie określić, jakie produkty lub usługi przynoszą zyski, a które wiążą się ze stratami. Dodatkowo POS umożliwia bardzo wygodne zarządzanie systemem zamówień – zakup tych towarów, które są realnie potrzebne.
Systemy POS mają duże znaczenie dla zarządzania zasobami ludzkimi. Umożliwiają one pełen wgląd w czas pracy i zakres zadań pracowników, dzięki czemu można na bieżąco monitorować ich działalność oraz generować dane np. za określony okres rozliczeniowy. To ważne np. w kontekście grupy kelnerów pracujących dorywczo w nieregularnych godzinach i kluczowe dla skutecznego prowadzenia restauracji.
Całość sprowadzić można do układu, w którym w ramach tradycyjnej obsługi kelner stosuje zamówienie na kartce, która trafia do kuchni i po realizacji dania nie podlega już analizie. W POS informacje o zamówieniu są zapisywane cyfrowo, automatycznie trafiają do różnych grup zespołu (kuchnia, menedżer, kierowca zapewniający dostawy) i można je porównywać, liczyć zbiorczo czy poddawać innym analizom.
Analizując funkcjonalności POS w gastronomii, wyróżnić można:
- przyjmowanie zamówień i obsługę,
- zarządzanie kuchnią,
- nadzór i zarządzanie płatnościami,
- obsługa zleceń dla kierowców w przypadku dostaw,
- zarządzanie personelem – np. naliczanie godzin pracy.
POS w gastronomii zyskuje również na znaczeniu w kontekście procesu przygotowania potraw. Systemy te umożliwiają np. tworzenie własnych kompozycji dań – umożliwia to szybką modyfikację menu i bieżące komentarze do dań np. ze strony klientów. Pozwala to uzyskać zbiorcze informacje dot. tego, czy np. wdrożone zmiany spotkały się z dobrym przyjęciem ze strony stałych odbiorców.
Jakie są koszty wdrożenia systemu POS?
Wdrożenia POS wyglądają nieco inaczej niż w pozostałych branżach – np. systemach sprzedaży detalicznej. Twórcy POS uwzględniają specyfikę branży, wprowadzając coraz bardziej szczegółowe rozwiązania i warianty dostosowane już nie tylko do sektora gastronomicznego, ale wręcz poszczególnych opcji działalności.
W ten sposób POS dla restauracji będzie inny niż ten, który można wprowadzić w sieci małych punktów. Uniwersalne POS dla gastronomii najczęściej umożliwiają korzystanie z takich mechanizmów jak:
- systemy logowań i wylogowań dla pracowników,
- tworzenie zapisów z paragonów i dodawanie do nich opcjonalnych opisów,
- generowanie danych o marżowości konkretnych stolików,
- analitykę gastronomiczną – np. dot. wykorzystania zasobów na dany dzień.
Koszt podstawowego wdrożenia to kilka tys. zł, choć w przypadku zaawansowanych systemów może być on kilkukrotnie większy. Warto również pamiętać, że istnieją bezpłatne systemy POS dające podstawowe funkcjonalności.
Systemy POS – podsumowanie
Systemy POS można wykorzystać we właściwie każdym typie biznesu gastronomicznego: od restauracji przez kawiarnie po bistra i pizzerie. Niewątpliwie POS można potraktować jako fundament prowadzenia biznesu gastronomicznego. Automatyzacja pracy, obsługa w zakresie sprzedaży, zamówień, logistyki czy nadzoru nad pracą personelu sprawia, że POS stanowi szczególnie ważny element biznesplanu każdego podmiotu w branży.
